Nyt IT-system? Sådan gør du!

Undersøg de tilgængelige IT-systemer på markedet, der passer til dine krav, og book demonstrationsmøder med alle de relevante leverandører.

Sammenlign funktioner, omkostninger, implementeringsprocesser og kundeanmeldelser for at træffe de rigtige beslutninger. Husk også at undersøge om systemerne overholder krav iht. GDPR og sikkerhed.

Tænk nyt
Stop op og vurdér, hvad du fik ud af IT-leverandørernes præsentationer. Løsningerne udvikler sig med stor hastighed, så hvis du udelukkende vælger ud fra, hvad du har prøvet før, så går du måske glip af nye smarte måder at effektivisere dit arbejde på.

Opdatér løbende din kravspecifikation, så den indeholder de nye måder at arbejde på, som du fik øjnene op for gennem leverandørmøderne.

Standardløsninger frem for specialudvikling
Forsøg så langt det er muligt at finde standardløsninger. Specialudvikling er dels dyrt – og det bliver også på sigt et anker om benet, fordi specialudvikling ikke kan holde strit med den eksplosive udvikling, der er i markedet for IT-løsninger. 

Tjekliste: Markedspladsen for IT

1. Afhold løbende møder med potentielle leverandører. Onlinemøder er nemlig en hurtig genvej til at få viden om dine muligheder. 
2. Hvor godt matcher leverandørens fokus din virksomhedens behov? Udvikler programmet sig i en retning, som passer til din virksomhed?
3. Kan du købe direkte af leverandøren, eller sker det via en partner? Det er en stor fordel at kunne købe direkte, fordi det er et signal om, at programmerne er til at bruge ”lige ud af boksen”. Dermed skal du ikke igennem en fase med partner-workshops og dyre tilpasninger af løsningen. 

Når du vælger et nyt IT-system, er integrationen til andre systemer helt afgørende for at opnå det optimale resultat. Ved at få de forskellige systemer til at tale sammen, kan din virksomhed eliminere manuelle processer og frigøre ressourcer til andre opgaver. Muligheden for at hente og aflevere data er helt afgørende, når man skal vælge ny IT – og det er ofte et område, som man ikke bruger nok tid på, når ny IT skal indkøbes.

En typisk integration er samspillet mellem tilbuds-/ordre-IT, og så den finans-IT, som bruges i regnskabsafdelingen. Det kan også være et samspil mellem finans-IT og sælgerens CRM-system, så sælgeren altid har adgang til salgshistorikken samt kundernes kreditvurdering.

Gode integrationsmuligheder holder omkostningerne nede
Gode integrationsmuligheder er en forsikring om, at næste gang I har behov for at få en proces digitaliseret, så er det også muligt uden, at det koster kassen. Det kan det nemlig hurtigt gøre, hvis man er stavnsbundet til én leverandør eller én specifik softwareudvikler.

Når det kommer til vurdering af integrationer, anbefaler Torben Kristensen, at du ser på følgende områder:

Tjekliste: Integrationer

1. Antal ”medfødte” integrationer: Undersøg den nye løsnings muligheder for at dele data med andre programmer. Hovedreglen her er jo flere jo bedre.
2. Hvor ”dyb” er integrationen? 
   Her handler det om at få undersøgt, hvordan leverandørens API er dokumenteret. Et velbeskrevet API gør det muligt for en ny IT-leverandør at tilgå programmet uden af leverandøren skal på banen.
3. 100% oppetid: Data skal flyde mellem de programmer, du vælger. Spørg derfor ind til, hvordan leverandøren kan sikre datakvaliteten under overførslerne.
4. Sikkerhed: Tag hensyn til sikkerhedsaspekter ved integrationen for at beskytte virksomhedens data og systemer mod trusler og sikkerhedsbrud. 

Efter forarbejdet med beskrivelse af behov, kravspecifikation, leverandørpræsentation og integrationsovervejelser så er det tid til at gå i dybden med den/de løsninger, som du har fundet bedst egnede.

Kontakt udbyderne af de valgte IT-systemer og bestil endnu en demonstration. Forlang herefter, at du kan få adgang til systemet i en prøveperiode, hvor du selv kan teste det. Brug disse muligheder til at evaluere systemernes brugervenlighed, funktionalitet og evne til at opfylde dine krav.

Involvér så mange fra virksomheden. Det vil lønne sig senere hen når løsningen sættes i drift.

Er det et match?
Hvis der er et match, skal du til slut lige tjekke op på din leverandør en ekstra gang. Hvordan er deres økonomiske udvikling? Hvor mange er de? Hvor hurtige er de i supporten? Og koster det et klip i klippekortet, hver gang du ringer? Foreligger der undervisningsvideoer, eller skal det indlæres on-site hos dig til dyre takster?

Et besøg hos en af leverandørens kunder er også en rigtig god idé. De har jo været igennem hele øvelsen med at indkøbe ny IT og kan give dig værdifuld information til dit IT-projekt.

Tjekliste: Testperiode (”prøveperiode”)

1. Centrale arbejdsgange og integrationer testes i et lukket miljø.
2. Medarbejdere involveres, gerne A-holdet, men jo flere jo bedre.
3. Tjek leverandærens økonomi og servicesetup.
4. Bank på hos en kunde i lokalområdet, der bruger den løsning, som du har udvalgt.

Når du har valgt det rette IT-system til din virksomhed, er det vigtigt at sikre en vellykket implementering. Torben Kristensen giver følgende råd i denne fase: 

Tjekliste: Implementering og drift

1. Lav en detaljeret tidsplan for implementeringen. Opdel planen i faser (eller små sprint), så ikke alt nyt udrulles på én gang.
2. Involvér medarbejderne: Sørg for at træne og støtte dine medarbejdere i brugen af det nye IT-system. Sørg for at få uddannet superbruger(e), så alt ikke overlades til leverandøren.
3. Overvej ny organisering: Når IT breder sig ud fra regnskabsafdelingen til resten af virksomheden, er der brug for samme datakvalitet som i bogføringen. Overvej derfor om bogholderen kan tage mere ansvar for datakvaliteten, når det gælder lagerstyring, ordrestyring eller i andre dataområder, som fremover bliver digitaliseret. Alternativt kan I mande op med en ”datacontroller”, der skal sørge for, at alle systemer er opdaterede.