Indhold er hentet
Decentralisering: En ny trend for en gammel udfordring
Små og mellemstore virksomheder (SMV'er) bevæger sig, mere end nogensinde før, i retning af decentrale organisationsstrukturer. Men hvordan påvirker dette skift i udviklingen, indførelsen af arbejdsstyringssoftware i sådanne virksomheder?
Decentralisering hjælper SMV'er med at adoptere ny arbejdshåndteringssoftware
Her er nogle aspekter af decentralisering, der kan gavne din virksomhed, når den er under transformation. En fladere struktur kan være en fordel, når man implementerer ny teknologi:
Hurtigere implementering
Indhold er hentet
Det tager mindre tid at integrere ny teknologi i eksisterende systemer i virksomheder med fladere struktur. Dette skyldes, at det tager mindre tid at træffe beslutninger og implementere dem, når de ikke skal igennem hierarkiet eller gå igennem flere processer, før en fuld godkendelse, inden for en afdeling i virksomheden, er nået.
Kasper, leder af et lille team i en mellemstor virksomhed, fremhæver en af de fordele, der har skubbet hans virksomhed til at benytte sig af en decentral struktur. Han siger: "I betragtning af størrelsen og behovet for at være utrolig mobil, når du bygger en virksomhed, bremsede en rigid hierarkisk struktur vores evne til vækste, specialt med henblik på vores evne til at træffe beslutninger."
Yderligere tilpasningsevne og fleksibilitet
Indhold er hentet
Indførelse af ny teknologi indebærer i bund og grund en ændring af det nuværende system eller den nuværende struktur med henblik på forbedring. Denne ændring er lettere at gennemføre i decentraliserede SMV'er, da medarbejderne får en højere grad af autonomi, hvilket giver dem mulighed for at gribe forandringer an og tilpasse sig dem ved hjælp af de metoder, medarbejderne selv finder bedst. Den mindre rigide struktur betyder også, at de forskellige dele af organisationen kollektivt er mere parate til forandringer.
Højere motivation hos medarbejdere til at teste ny software
Indhold er hentet
Medarbejdernes større inddragelse i beslutningstagningen og højere grad af autonomi afspejler sig i deres villighed til at prøve ny teknologi, uanset om de var involveret i de diskussioner, der førte til denne indførelse.
Som iværksætter og virksomhedsstifter Marie siger: "Hvis man kører tingene for hårdt og for strengt, så dræber det motivationen hos folk."
Hvor decentralisering bliver en hindring
Intet system er perfekt, så det er ikke overraskende, at der er nogle få udfordringer, der følger med ved en flad organisationsstruktur og som bliver afspejlet sig i vedtagelsen af ny teknologi.
Besvær med at etablere sammenhæng på tværs af teams
Indhold er hentet
Efterhånden som SMV'er vokser, bliver kommunikationskanalerne mere komplekse. På trods af decentraliseringens fordele ved at øge fleksibiliteten og holde kommunikationskanalerne åbne på tværs af virksomheden, kan kommunikationen mellem forskellige teams og endda mellem enkeltpersoner inden for det samme team blive uorganiseret. Dette har en negativ indvirkning på softwareimplementeringen, da medarbejderne kan komme bagud med implementeringen eller blive overvældet af at skulle finde ud af det hele selv.
Nedgang i produkt- eller serviceoutputkvalitet
Indhold er hentet
Kvaliteten af produkter og tjenester er afgørende for enhver virksomhed, og selv om decentralisering giver medarbejderne mulighed for at tage ansvar for forskellige operationelle og strategiske beslutninger, kan det også give plads til mange fejl. Disse fejl forværres, når medarbejderne står over for udfordringen med at indføre ny software, som er afgørende for deres produkt- eller serviceleverancer.
Forkert deadline-indstilling og håndtering
Indhold er hentet
Det sidste problem, der blev opdaget her, er den ulempe, som decentralisering har angående håndteringen af tidsfrister i forbindelse med implementering af ny software. Dette skyldes, at prioriteterne ikke er fastlagt eller overlades til medarbejderne selv at fastlægge dem individuelt. Derfor kan de vigtigste frister blive overskredet eller slet ikke blive fastsat korrekt.
Indhold er hentet
Disse problemer opstår alle af samme grund: manglen på stærke strukturer inden for decentralisering. Selv om det er lettere at tilpasse sig til forandringer og inspirere medarbejderne til at prøve nye tilgange i deres arbejde, er det en meget mere rodet proces, når der ikke findes klare retningslinjer.
Denne mangel på regulering kan ende med at koste en virksomhed dyrt, især når produkterne ikke leveres til tiden, eller når kvaliteten ikke lever op til standarden på grund af den teknologi-implementeringsproces, der er i gang. Når hvert team eller teammedlem i decentraliserede SMV'er følger deres eget system, bliver det endnu sværere at sikre, at alle teammedlemmer er på samme side eller følger med i implementeringen af ny software eller teknologi.
Løsningen
Som marketingchefen Sally har udtalt: "Uanset hvad, er der behov for nogen til at samle teamet eller organisationen og udarbejde planer på lang og kort sigt."
Decentralisering tilbyder et godt miljø for at indføre ny arbejdsstyringssoftware i SMV'er. Denne forskning har imidlertid vist, at det også kommer med en række ulemper – disse ulemper opstår med højere sandsynlighed hvis der svage eller ingen etablerede standardiserede procedurer for kommunikation, arbejdsprocesser og faglig tilpasning.
Så fordelene ved decentralisering i forbindelse med softwareindførelse kunne opnås ved at etablere disse standardiserede procedurer. Disse procedurer vil sikre, at teamets mål bliver prioriteret korrekt, at relevante medarbejdere og interessenter bliver opdateret konsekvent og konstant, og at enhver transformation eller ændring (herunder indførelse af ny software) er blevet designet til at målrette organisationens behov og bliver kommunikeret effektivt i hele SMV'en for at øge den personlige motivation for indførelse.
Indhold er hentet
Om undersøgelsen
For at forstå nogle af virkningerne af decentralisering på softwarebrug i SMV'er er der blevet forsket i Danmark i forbindelse med programmet "Ledelse af Digital Kommunikation", et Erasmus Mundus Joint Master's Program finansieret af Europa-Kommissionen. Denne forskning har fastslået, hvilke ulemper og fordele decentralisering giver i denne henseende, og har også peget på potentielle løsninger, der kan føre til, at SMV'er kan udnytte fordelene og minimere risikoen for ulemperne.
Undersøgelsen blev udført af studerende og strategikonsulent Rony Chaar gennem indsamling og analyse af kvalitative data fra branchefolk, der arbejder i forskellige SMV'er, som beskæftiger mellem 30 og 50 personer.
P.s. de navne, der er anvendt her, er aliasser for at beskytte branchefolkenes privatliv.
.jpg?mw=300){kind=small}
Få hjælp til implementering af ny teknologi
