Henok Montage optimerede lovpligtigt reol-eftersyn – Det gav bedre kundeservice og øget omsætning

Steffan Kopp startede i 2015 Køge-virksomheden Henok Montage ApS, som monterer og servicerer alle slags lagerreoler og lagerautomater. Sideløbende med hverdagens arbejde, begyndte en idé at tage form. Idéen drejede sig om det lovpligtige reoleftersyn, som alle virksomheder med reolsystemer skal have udført af en sagkyndig person én gang om året. Henok er en af de virksomheder, der kan udføre disse eftersyn, men noget ved processen var ikke som det skulle være.

Der har ikke været styr nok på det her eftersyn. Det har ikke kørt på skinner. Og jeg kunne se, at hvis vi fik det tilrettelagt og planlagt på den rigtige måde, kunne vi både spare tid og tjene flere penge, fortæller Steffan Kopp.

Udviklingsopgaver er svære at nå mellem alle de andre arbejdsopgaver

Steffan ønskede at kunne yde en bedre service og blive mere eftertragtet blandt kunderne. Han måtte derfor undersøge både kundernes behov for et eftersyn og den lovgivning, der er på området – En tidskrævende proces, som var svær at nå mellem alle de andre arbejdsopgaver.

Jeg fik idéen om at optimere vores reoleftersyn for mange år siden. Og jeg arbejdede da også på den, men den ene dag tog bare den anden. Jeg har travlt, så der skulle ikke så meget til, at arbejdet med reol-eftersynet blev overrulet, forklarer Steffan Kopp.

Uvidende om den fart, der snart ville ramme idéen, tog Steffan Kopp til netværksmøde en kold januardag for mindre end et år siden. Blandt deltagerne var også direktør af Funding2Learn Jette Mølholm, som skulle vise sig at komme til at spille en afgørende rolle for optimeringen af reol-eftersynet. Da Steffan Kopp under samtalen fortalte om idéen, spurgte Jette Mølholm med det samme, om han kendte til Erhvervshus Sjælland. Her vidste hun nemlig, at man kunne søge en pulje til udvikling af sine idéer.

“Jeg henviste Steffan til Erhvervshus Sjælland, fordi jeg kunne se, at den udfordring, som Henok stod overfor - og ikke mindst forretningspotentialet - var oplagt at få knyttet til den indsats, som SMV:PRO understøtter. Matchet mellem udfordring og støtteprogram var helt oplagt”, fortæller Jette Mølholm. 

Steffan kendte på daværende tidspunkt ikke til Erhvervshuset og SMV:PRO, men interessen var vakt.

Jeg fortæller Jette, at det kunne jeg godt tænke mig, at vi dykkede lidt mere ned i. Så får hun arrangeret et møde med Erhvervshusets forretningsudvikler Carsten Holløse, og han kommer herud på Henok, og han siger det helt klart: Vi kan godt søge puljen SMV:PRO.

Carsten Holløse gav derefter sparring til, hvordan Steffan Kopp kunne gøre ansøgningen helt skarp. 

Afklaring af ambitioner og mål giver en klar strategi for indsatsområder

Og da Steffan Kopp i foråret fik godkendt sin ansøgning, vidste han præcis, hvad pengene skulle bruges på. Han ville hyre Jette Mølholm ind som rådgiver og primus motor for at hjælpe med at afklare virksomhedens ambitioner og mål – og derefter kortlægge hvilken indsats, der skulle til for at komme i mål. Et af indsatsområderne var fx strategisk indsamling af viden om optimeringen af reoleftersynet, så det kunne blive gjort på den bedst mulige måde for kunderne.

Jette Mølholm lavede desuden en 360 graders analyse af Henok, hjalp dem med at få skitseret konkrete områder, og ikke mindst komme til bunds i, hvordan de kunne differentiere sig i markedet.

“De lovpligtige eftersyn hører til under arbejdsmiljøbeskyttelsesområdet, og der er meget jura og mange formelle regler, man skal tage sig i agt for, og som virksomheden skal kunne navigere I", uddyber Jette.

Det hele endte ud i en konkret Udviklingsplan, så Henok har fået en klar retning for virksomhedens strategi og organisationsudvikling.

Samarbejde med forretningsudvikler sikrer fortsat fokus på udvikling af Henok

Men samarbejdet med Erhvervshus Sjælland sluttede ikke med konsulentydelsen af Jette Mølholm.

Carsten var med på sidelinjen, og han sørgede også for at fortælle os, hvordan vi fortsat kunne bruge Erhvervshus Sjælland. Han fortalte os bl.a. om vores mulighed for at søge tilskud til ansættelse af en vækstpilot, fortæller Steffan Kopp.

SMV:Vækstpilot gør det muligt for virksomheder at få betalt halvdelen af lønomkostningerne til en person, der kan hjælpe virksomheden med at udvikle sig. Steffan Kopp havde allerede den rette kandidat i kikkerten, og derfor var det ekstra glædeligt, da ansøgningen blev godkendt.

”Vi ville have ansat personen alligevel til at varetage optimeringen af vores reol-eftersyn, men tilskuddet gennem Erhvervshus Sjælland gjorde, at vi kunne speede processen op. ”

Vækspiloten startede i oktober, og dét satte yderligere skub i projektet. Noget af det første, vækstpiloten har kastet sig over, er endnu en puljeansøgning. Denne gang SMV:Digital. Tilskuddet, hvis det lander hos Henok, skal bruges til at tage det næste, vigtige skridt for at realisere idéen – digitalisering.

“Nu har vi styr på reoleftersynet papirmæssigt, men nu kunne vi også godt tænke os at have styr på det IT-mæssigt”, udtaler Steffan Kopp.

Håndteringen af reol-eftersynet foregår i dag med pen og papir og er på mange måder en tung, administrativ opgave i virksomheden. Derfor må processen digitaliseres.

“Vi skal have gjort håndteringen internt nemmere, så vores medarbejdere helt ude ved kunden kan taste information direkte ind i rapporten i stedet for at skrive det på et papir, og jeg så skal taste det ind senere”, forklarer Steffan Kopp.

For et år siden kendte Steffan Kopp intet til Erhvervshus Sjælland. Med sin tredje puljeansøgning undervejs må kendskabet i dag siges at være noget ganske andet. Når man spørger ham hvilke råd, han har til andre i samme situation, er svaret klart:

Tag kontakt til Erhvervshuset. Fremlæg jeres idéer og tanker – så er jeg sikker på, at Erhvervshuset kan være behjælpelige på den ene eller den anden måde. Det koster jo ikke andet end en kop kaffe og lidt tid.

SMV:PRO, SMV:Vækstpilot og SMV:Digital er en del af Virksomhedsprogrammet, som er støttet af EU og Danmarks Erhvervsfremmebestyrelse.