Guide: Sådan får du succes med din messestand

I denne guide får du Internationaliseringsrådgiver Helle Lyngbergs bedste råd til, hvordan du forbereder dig til messen, hvad du skal tænke på, mens du står på messen, samt hvor vigtigt det er at evaluere og følge op på dine leads efter messen.

På messer er alle markedseksperter og -aktører samlet på ét sted. Det er en stærk markedsførings- og brandingkanal for din virksomhed, hvad enten du deltager med en stand eller bruger en dag på at besøge messen. Derfor er et messebesøg, som er rettet mod netop din branche, målgruppe og geografi, en unik mulighed for at:

1. få kontakt til potentielle kunder og partnere
2. lave en hurtig og effektiv markedsanalyse uden brug af eksterne konsulenter

Før messen: Gør dit forarbejde

Inden du tager på messe, er det vigtigt, at du forbereder dig grundigt. Find de messer der vil give mest værdi for dig og din virksomhed. Her skal du blandt andet tænke på branche, størrelse på messen, målgruppe og geografisk placering.

1. Opsæt mål for messedeltagelsen

Det er vigtigt, at du formulerer dit formål med at deltage på messen. Værdien af din messedeltagelse afhænger nemlig i høj grad af, om du har defineret klare mål.

Målet kan for eksempel være evaluering af et nyt eksportmarked, at teste interessen for et nyt produkt, øget salg til eksisterende kunder eller indsamle leads på nye potentielle kunder eller fremtidige samarbejdspartnere.

Hvis du hjemmefra beslutter, hvem du gerne vil tale med og har indhentet al tilgængelig information om virksomhederne, så møder du bedre forberedt op og kan strukturere din dialog og tilgang og derved øge din værdi som attraktiv samarbejdspartner.

2. Identificér din målgruppe

Stil skarpt på, hvem dine ønske-kunder er inden messen. Du skal vide, hvem de er, hvad de laver, hvor de arbejder, og hvad de kan få ud af dit produkt.

Gør bl.a. brug af messekataloget for at skabe dig et overblik over potentielle kunder og samarbejdspartnere og forbered inden messen en prioriteret liste over potentielle kunder/distributører, som du vil i kontakt med. Tjek også deres hjemmesider, så du har så meget information om dem som muligt.

Et klart overblik er med til at sikre, at du får udnyttet din tid bedst muligt og får talt med de rigtige besøgende. Det er også en god idé at tjekke op på, hvordan messen er forløbet de forrige år, da det giver dig et godt billede af, hvad du kan forvente.

Hjælp dig selv med at holde styr på nye kunder og gør din proces nemmere ved at klargøre en skabelon til en opfølgningsmail til nye kunder, som du har fået kontakt med på messen.

3. Synliggør din messedeltagelse gennem markedsføring

For at sikre at de rigtige kunder kommer på messen, skal de vide, at du deltager, og du skal huske at invitere dem. Send personlige invitationer til relevante kunder og partnere, og annoncér din messedeltagelse ved at slå det op på din hjemmeside og på sociale medier.

Desuden kan du evt. lave pressearbejde og skabe medieomtale for at sikre, at alle relevante kunder og partnere dukker op til messen.

4. Design af din messestand: tiltræk din målgruppe

Det er vigtigt, at du går all in med din stand. Hvis du gør det halvhjertet, får du ikke det fulde udbytte af dit arbejde. Det koster ressourcer til fx et iøjnefaldende design, happenings der tiltrækker besøgende, den rigtige bemanding og bearbejdning af leads efter messen.

Sørg for at tilpasse dit stand-materiale til din primære målgruppe på messen. Skil dig ud: hav noget på standen, som skaber blikfang med fx bevægelse, fysisk størrelse eller farver. Men sørg for, at det er i overensstemmelse med din ydelse og dit brand.

På messen: Vær på!

Du har nu gjort forarbejdet og står på messen – men arbejdet er først lige begyndt. Det er nu, du skal præstere, og der er mange faktorer i spil for at lykkes. Herunder får du et par nøglepunkter.

5. Få hurtigt styr på alt det praktiske

Det kan forekomme indlysende, men ikke desto mindre er det vigtigt, at du ved ankomst hurtigt får klaret de praktiske ting: registrér din virksomhed, få udleveret program, adgangskort og kort over messen o.l. – Så kan du hurtigt koncentrere dig om det, det virkelig handler om.

Din stand er din virksomheds ansigt på messen – og det skal være velplejet og attraktivt! Tjek, at alle materialer er intakte fra transporten. Vurdér, om standen lever op til de forventninger, I har defineret i forberedelsesfasen – er der mulighed for forbedringer på stedet?

6. Vær aktiv og bevar overblikket

Når du står på din messestand, så sørg for at være aktiv. Hvis de besøgende ikke kommer til dig, må du tiltrække dem. Husk at de besøgende besøger mange stande i løbet af dagen, så sørg for at efterlade et godt indtryk. Pas på, at du ikke blot giver elevatortalen. Spørg ind til, hvem du taler med, og tilpas dialogen, så du viser, hvordan din ydelse skaber værdi for lige netop ham/hende.

Som en del af din forberedelse har du naturligvis lavet en liste med virksomheder/personer, du skal nå at tale med under messen. Sørg for at få et overblik over, hvor de har stand/befinder sig. Og tjek dem af listen, når du har været kontakt med dem.

Hvis du har planlagt at deltage i eventuelle faglige aktiviteter, så få overblik over hvor og hvornår, de finder sted – og afstem tidspunkterne med bemandingsplanen for din messestand.

7. Besøg konkurrenternes stande

Udnyt pauserne til at tale med udvalgte virksomheder på de andre stande, og lav din egen lille markedsundersøgelse. Ofte sidder informationerne løst på en messe, og stand-ejerne spørger ikke om, hvem du er. Det giver dig et unikt indblik i konkurrenterne på markedet. Hvem er de førende markedsaktører? Er der vigtige markedsbarrierer? Det kan give dig unikke indsigter og dermed et stort forspring i forhold til din markedsstrategi, når du skal starte op på et nyt marked.

Vurdér løbende, om din stand tiltrækker nok interesserede. Kan du lære noget af stande med mange besøgende – har de et andet layout, flere skærme, mere lys, ekstra bemanding? Notér dine observationer, så du kan gøre det endnu bedre næste gang, eller implementér på stedet, hvis du har mulighed for det.

Messen er også en god mulighed for at møde potentielle partnere. Udnyt tiden til at få skabt nye kontakter og nyt netværk. Læg mærke til hvilke markedsaktører, der er mest dominerende og interessante, og overvej, om de er kompatible med din virksomhed. Vær også opmærksom i pauserne. Når du står i kø til maden, kan du nemt falde i snak med en potentiel partner.

Efter messen: Følg op og evaluér

Du er landet hjemme på kontoret igen, og nu begynder salgsindsatsen for alvor. Det er nu, du skal følge op på din indsats til messen og vurdere, om udbyttet var som forventet.

8. Følg op på potentielle kunder

I dagene efter messen er din vigtigste opgave at følge hurtigt op på dine leads. Hvis du ikke kontakter de personer, du har vist interesse, sender det et uprofessionelt signal, og du kan blive stemplet som useriøs – Eller måske kan de simpelthen ikke huske dig. Det er en god ide at kategorisere kundeemner efter attraktivitet. Start med at kontakte A-emnerne – så sikrer du dialog med de vigtigste først.

Sørg også for at kontakte de leads, som måske først er relevante om et år – De skal holdes varme i mellemtiden. Husk også at følge op på potentielle samarbejdspartnere o.l., som du talte med under messen. Vurdér også, om du skal kontakte emner, du ikke fik talt med.

9. Evaluér indsatsen

Din indsats før og under messen skal evalueres på en lang række parametre. For eksempel:

• Holdt du dig inden for budgettet?
• Hvordan blev markedsføringsmateriale og merchandise modtaget – hvad vakte størst interesse og hvad vakte mindst?
• Lærte du noget af eventuelle faglige aktiviteter på messen?
• Hvem besøgte standen – var det den rigtige målgruppe?

10. Evaluér standen og messen

Kvaliteten af din stand er naturligvis afgørende for en succesfuld messe. Derfor er det vigtigt at samle alle medarbejdere, der deltog på messen og diskutere kvaliteten af jeres messestand. Hvilken feedback fik I fra besøgende? Hvad vil I gøre bedre næste gang? Hvad lærte I af de omkringliggende succesfulde stande?

Lav også en evaluering af messen. Hvad fik du ud af det? Mødte du de ønskede konkurrenter, leverandører eller kunder? Beslut om du skal deltage igen næste år, og book evt. allerede din stand nu.